不知道你是否有過這樣的經歷？就是你在向某個人表達你的意思時，你似乎總有很多想表達的，深怕自己說少了，別人會不理解，或者會誤解。但是真實的情況卻是，當我們交流時，用越少的文字，會讓我們的交流更有意義。

很多時候，更多的字對于外教和澄清什么是必要的，但是在信息時代，更多的字只會稀釋，并讓你傳遞的信息復雜化。ReneShimadaSiegel是高科技聯系公司的創始人和總裁。這家公司是在溝通和市場方面的咨詢專家。最近ReneShimadaSiegel指出了如何幫助你更好地簡練你的溝通，從而讓溝通更有效？

1、即可談到要點

ReneShimadaSiegel舉了她丈夫過去在語音郵件上犯的錯誤。他會告訴他老板他想說什么，然后告訴他老板這個具體意味什么，然后會為他老板總結他所表達的。其實他老板早就已經知道了。ReneShimadaSiegel指出在語音郵件中，只需要先自報家門，然后告訴對方你打電話的原因，給對方打回來的一個機會。對方需要給你打回來，還是只是供參考？讓對方明白。要仔細考慮，你應該用發送信息來替代語音郵件嗎？

2、3是一個神奇的數字

ReneShimadaSiegel原來的工作單位是3COM。這個公司做的每件事都是3來表達。現在當ReneShimadaSiegel需要解釋一些復雜的事情，曾經在3COM的經歷就會提醒她將每件事減少到3個最重要的點。一般情況下，最重要的3點列出以后，你會發現其他的點都是額外的，或者是多余的。

3、使用編號

任何文件中的大塊文字對于讀者而言，很難集中注意力。幾乎沒有讀者有時間、耐性或者集中注意力在這樣的文字上受折磨，除非迫不得已。他們想獲取他們想知道的。項目編號是ReneShimadaSiege喜歡的l快速交流方式。事先告訴讀者你的信息是有關啥的，用編號概括你的點來組成簡短的詞匯，而非用完整的句子。最后，無論你希望讀者下一步做什么，用一個希望回饋的方式來結束。

4、讓會議聚焦

我們很多人都會在一種會議上感覺難受，就是某個人不斷的說，沒有什么時間交流。確信每個人都知道會議的目標，讓時間限制在30分鐘內，來保持一個緊急和專注的感覺。一些人會把日常的混亂帶入到會議上，做15分鐘的發言，這期間讓所有人都站著。同時，需要考慮是否筆記本電腦、平板電腦、智能手機是被允許還是被禁止帶到會議上。如果被允許，人們會不理會演講者，讀他們的郵件，這樣也會極大的降低效率，延長整個會議。

就像蘇格拉底曾經說的，“有多少事我可以不需要？”讓你的溝通保持簡短，要求你停下來思考什么要說，以及如何表達最重要的事情。ReneShimadaSiege認為通過簡明扼要，快速、清楚的溝通，你可以用更少的資源做更多。