首先要選擇合適的時機要求受話者“復述”即讓傾聽者對溝通行為產生反饋。溝通的最大障礙在于員工誤解或者對管理者的意圖理解得不準確。在工作過程中，我們可能常常遇到這種現象，管理者對下屬布置工作時往往說得口沫噴飛、滔滔不絕，而結果呢?下屬在執行工作中往往有些變形，或者工作的做法和上級期望的不一致。這說明上級與下級之間存在著溝通問題，上級沒有很好地傳達自己的意思，下級也對上級的理解不太到位。事實上，這種溝通問題通過有效的方法是完全可以避免的。如果管理者在與下屬溝通問題時，在溝通結束后，特意加上一句話：“你明白我的意思嗎?”要求下級對上級布置的任務進行復述，在下屬復述的過程中，上級要及時指出下級理解錯誤的地方以及真正意思，通過這樣的雙向交流，可以加強下級對上級的意思的正確理解，糾正認識上的偏差。當然，其他人員之間的溝通也適用此法，溝通者要善于觀察傾聽者的身體動作及眼睛動態，試探性測試其的理解程度。

其次溝通要有多變性。組織中的員工由于其年齡、性別、受教育程度、專業，以及工作分工的不同，人員之間便存在對同一句話、一份文件或其他的東西理解上的千差萬別，所謂“仁者見仁，智者見智”也，不同閱歷的人他的想問題的角度、出發點及他所站的立場因人而異。就像人們所說的“行話”，置身其外的人根本不理解其意思，更別說融入其群體之中。所以說，溝通要變得有效，需講求語言的方式，“到什么山上唱什么山歌”、“入鄉隨俗”或許讓人感到有些難以適從，但是，你必須學會調整狀態，適宜改變交流方式，多樣性的語言有助于使溝通者和不同的人對上話，進行深入交流，達到溝通目的。所以說，要想使溝通更有效性，在運用語言上要講求藝術性，詞匯搭配要適當，惟由此才能使你的語言更容易使別人理解，起到有效的溝通。

三要學會積極傾聽，做忠實的聽眾。溝通是雙向行為，溝通雙方一個要善于表達，一個要善于傾聽，通過雙方溝通、傾聽、反饋再溝通、傾聽、反饋的循環交流過程，明確了溝通的主題和問題解決辦法。溝通就是一個互動的過程，溝通的雙方只有積極配合，才能使溝通的目的得到實現。當溝通者興致勃勃、繪聲繪色向對方講一個故事或傳達一個好消息時，而傾聽的一方的反應卻是抓耳撓腮、顧左右而言他，我想你的演講興趣會大大折扣，因為對方的動作讓你覺得他不感興趣你的話題，你的“話匣子”因此而合住，溝通便變得不順暢起來、出現人為的阻礙。為了使信息及時、有效在雙方之間傳遞，你必須學會傾聽，在對方有意與你進行溝通時，你要做出一副感興趣的樣子，積極配合對方的言論，比如對方與你交流時，你要用積極的目光注視著對方，在他講述的過程中適時點點頭，適當的面部表情，不要看表，翻閱文件，更不要拿著筆亂畫亂寫，并且對他言語中你不明白的地方向他提問，這樣會讓他認為你在關注他的話，你在重視的言論，會增強的他的訴說欲，他會樂意向你提供更多的信息，你在此溝通過程中也準確、完整地得到他想傳播的信息。

四是要建立好溝通前的準備工作，溝通內容要明確。缺乏溝通前的準備工作，勢必造成溝通過程中“東扯葫蘆西扯瓢”的局面，既浪費了溝通雙方的工作時間、又不利于問題的解決。因此有效的溝通要有清晰的溝通主線，明確的溝通主題，事先安排好溝通提綱，先講啥，后說啥，做到心中有數，切勿給對方留下管理者溝通走過場、瞎聊的印象。同時，要講求溝通的藝術性，比如說管理者與下屬溝通工作中，要首先考慮到人的心理的承受能力，先肯定其成績和好的方面，再指出其不足及改進方向。溝通中要多體現人文關懷，才能利于溝通目的達到。